Vous êtes seul et le téléphone sonne : qui répond pendant ce temps ?
Les mains dans le cambouis, un client devant vous, et la ligne qui sonne. Comment ne plus choisir entre les deux.
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Ce que vous y gagnez
Vous gardez les deux mains libres, et vous ne perdez plus un client parce que vous étiez occupé.
Celui qui n’a pas de réponse appelle le suivant
Quand une ligne sonne dans le vide, l’appelant ne se dit pas « je retenterai plus tard ». Il revient sur sa recherche et compose le numéro d’en dessous. Le temps que vous rappeliez, la table est réservée ailleurs, le devis est demandé ailleurs, le rendez-vous est pris ailleurs. L’appel manqué ne se reporte pas : il se transfère à un concurrent.
Décrocher vous coûte aussi quelque chose
L’autre solution est pire : vous lâchez ce que vous faites. Le client en face attend, la cuisson continue, le chantier s’arrête. Chaque appel pris au mauvais moment vous coûte dix minutes de concentration, et il y en a quinze dans la journée. Vous payez l’appel que vous ratez, et vous payez aussi celui que vous prenez.
Ce que ça change dans une journée
Votre agent répond à chaque appel, même quand il y en a plusieurs en même temps. Il renseigne, prend le rendez-vous ou la commande, envoie la confirmation. Vous retrouvez en fin de journée la liste de ce qui s’est dit, qui a appelé et ce qu’il voulait. Les deux ou trois cas qui sortent de l’ordinaire, il vous les transfère pendant l’appel.
Questions fréquentes
- Mes clients vont-ils comprendre qu’ils parlent à une machine ?
- Oui, et c’est voulu : l’agent l’annonce dès la première phrase. Ce que l’appelant veut, c’est une réponse tout de suite. Un agent qui se fait passer pour un humain finit par se faire démasquer, et la confiance ne revient pas.
- Et si la demande sort de l’ordinaire ?
- Il transfère l’appel à la bonne personne sans raccrocher, ou propose un rappel. Un agent bien réglé préfère passer la main plutôt que d’inventer un prix ou une disponibilité.
Sujets abordés
- répondre au téléphone quand on est seul
- gérer les appels petite entreprise
- permanence téléphonique
- ne plus rater d’appels